CODICE ETICO

PREMESSA E FINALITA’ DEL CODICE ETICO

Il Codice Etico è la carta fondamentale dei diritti e doveri morali che definisce la responsabilità etico – sociale di ogni componente dell’organizzazione aziendale del gruppo HORSA (ora HORSA). Esso costituisce un mezzo per prevenire comportamenti irresponsabili o eventualmente illeciti da parte di coloro che operano in nome e per conto delle società del gruppo, perché introduce una definizione chiara ed esplicita delle responsabilità di ciascun operatore aziendale verso coloro che sono coinvolti direttamente o indirettamente nell’attività delle società del gruppo e cioè clienti, fornitori, soci, dipendenti, collaboratori, istituzioni pubbliche e chiunque altro sia interessato dall’attività dell’azienda.

I suoi destinatari sono chiamati al rigoroso ed integrale rispetto dei valori e principi in esso contenuti e sono tenuti a tutelare e preservare, attraverso i propri comportamenti, la rispettabilità e l’immagine di HORSA, nonché l’integrità del suo patrimonio economico, sociale ed umano.

Il Codice Etico non costituisce, né sottintende in nessuna forma una condizione di impiego o una garanzia di impiego. Il rapporto di lavoro potrà essere risolto secondo i termini del medesimo e ai sensi delle normative applicabili. Le norme contenute nel Codice Etico non rappresentano un elenco esaustivo delle norme adottate da HORSA, né un elenco esaustivo delle tipologie comportamentali suscettibili di provvedimenti disciplinari, compreso il licenziamento. Il presente Codice Etico viene applicato a tutti i dipendenti che verranno d’ora in poi assunti mentre, per quelli assunti in precedenza sarà dagli stessi approvato mediante specifica accettazione.

Il Codice Etico non sostituisce tuttavia e non prevale sulle leggi vigenti e sul Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro in essere, che conservano la loro espressa e fondamentale efficacia e valenza. Attraverso il Codice Etico, HORSA intende in particolare:

definire ed esplicitare i valori ed i principi etici generali che informano la propria attività aziendale ed i rapporti con clienti, fornitori, soci, dipendenti, collaboratori, amministratori, istituzioni pubbliche ed ogni altro soggetto coinvolto nell’attività dell’azienda;

formalizzare l’impegno a comportarsi sulla base dei principi etici della legittimità morale, dell’equità ed eguaglianza, della tutela della persona, della diligenza, della trasparenza, dell’onestà, della riservatezza, dell’imparzialità, della protezione della salute;

indicare ai propri dipendenti, collaboratori e amministratori i principi di comportamento, i valori e le responsabilità di cui richiede il puntuale rispetto nel corso dell’erogazione della prestazione lavorativa;

definire gli strumenti di attuazione e la metodologia realizzativa.

1.1 GLOSSARIO

Nel presente Codice, le seguenti espressioni avranno il significato qui di seguito indicato:

HORSA SpA è l’entità che detiene direttamente o indirettamente la totalità o la maggioranza del capitale sociale delle Società, esercitando l’attività di indirizzo e controllo.

“Società” significa HORSA SpA e le Società che compongono il gruppo sulle quali HORSA SpA esercita il controllo e che rientrano nel perimetro di consolidamento di bilancio.

“Dipendenti” significa i soggetti che intrattengono con la Società un rapporto di lavoro subordinato (inclusi i lavoratori subordinati a termine o a tempo parziale), di tirocinio o apprendistato, nonché i lavoratori temporanei forniti alla Società da terzi in conformità alla normativa vigente.

“Esponenti Aziendali” significa i membri del consiglio di amministrazione, nonché qualsiasi altro soggetto in posizione apicale, per tale intendendosi qualsiasi altra persona che rivesta funzioni di rappresentanza, amministrazione o direzione della Società o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale, nonché qualsiasi persona che esercita, anche di fatto, la gestione ed il controllo della Società.

“Collaboratori” significa i soggetti che intrattengono con la Società rapporti di agenzia o rappresentanza commerciale ovvero altri rapporti di collaborazione che si concretizzino in una prestazione di opera coordinata e continuativa, prevalentemente personale, anche se non a carattere subordinato, ovvero qualsiasi altro rapporto contemplato dall’art. 409 del Codice di Procedura Civile.

“Codice” significa il presente Codice.

"Responsabile” significa ciascun soggetto responsabile di una o più unità o funzioni aziendali della Società, in conformità all’organigramma della Società come di volta in volta vigente.

1.2 PRINCIPI ISPIRATORI E DESTINATARI DEL PRESENTE CODICE

Horsa SpA dal 1/1/2019 ha adottato il “codice di comportamento” contenente linee guida di condotta aziendale e promuovendone la diffusione nell’ambito dell’organizzazione interna.

Al fine di recepire le suddette linee guida da parte di tutte le Società, tenuto conto delle vigenti disposizioni dell’ordinamento giuridico italiano ed in conformità alla prassi italiana, Horsa SpA ha adottato il presente Codice Etico HORSA GROUP (ora indicato come Codice o Codice Etico).

Le disposizioni del Codice Etico si applicano ai Dipendenti, ai Collaboratori e agli Esponenti Aziendali delle Società del Gruppo Horsa, salvo quanto diversamente stabilito e, in ogni caso, nei limiti in cui ciò sia compatibile con le norme di legge o di contratto (inclusa la contrattazione collettiva nazionale, locale ed aziendale) di volta in volta applicabili ai loro rapporti con la Società.

Tutti i destinatari del Codice Etico sono tenuti a osservarne, in qualsiasi situazione e contesto, i contenuti e i principi ispiratori nell’ambito delle loro specifiche funzioni, attribuzioni ed attività.

Gli esponenti aziendali della società debbono ad esso conformarsi, nel proporre e realizzare i progetti, le azioni e gli investimenti utili ad accrescere nel lungo periodo il valore economico dell’impresa ed il benessere dei propri dipendenti, clienti e fornitori.

I responsabili di unità o funzione debbono farsi carico delle responsabilità verso l’interno e verso l’esterno, rafforzando la fiducia, la coesione e lo spirito di gruppo.

I dipendenti e collaboratori devono impegnarsi al rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti nel territorio nazionale e, in presenza di dubbi e perplessità sulle modalità con cui procedere, dovranno chiedere ai propri superiori di offrire le necessarie direttive ed informative operative.

Ciascun destinatario del Codice Etico è espressamente tenuto a conoscerne il contenuto, a contribuire attivamente alla sua attuazione e a segnalarne eventuali carenze e violazioni.

1.3 EFFICACIA DEL CODICE

HORSA si impegna a facilitare e promuovere la conoscenza del Codice Etico da parte dei suoi destinatari e a vigilare scrupolosamente sulla sua osservanza, predisponendo adeguati strumenti di informazione, prevenzione e controllo, per assicurare in ogni caso, la trasparenza delle operazioni e dei comportamenti posti in essere, intervenendo, se del caso, con azioni correttive.

L’osservanza del Codice costituisce parte integrante delle obbligazioni contrattuali dei Dipendenti della Società, anche ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2104 del Codice Civile. La violazione del Codice Etico può costituire inadempimento contrattuale e/o illecito disciplinare e, se del caso, può comportare il risarcimento dei danni eventualmente derivanti alla Società da tale violazione, in conformità alla vigente normativa ed ai contratti collettivi come di volta in volta applicabili.

I dipendenti sono obbligati a riferire prontamente alla direzione aziendale qualsiasi notizia dovessero apprendere in merito alla violazione delle norme del Codice Etico, affinché La società possa prontamente predisporre tutte le necessarie iniziative di tutela e tutti gli interventi che siano comunque utili a ricondurre l’operato alle norme dell’etica e a ripristinare la conformità alle norme di legge, ove violata.

1.4 EFFICACIA DEL CODICE NEI CONFRONTI DI TERZI

La Società raccomanda che ciascun Dipendente, in occasione di rapporti con terzi (inclusi clienti e fornitori) nell’esercizio delle proprie funzioni:

i) se necessario, informi tali terzi degli obblighi imposti dal presente Codice ed esiga il rispetto da parte di terzi degli obblighi che riguardano le sue funzioni;

ii) informi il proprio Responsabile di qualsiasi condotta di terzi contraria al Codice o comunque idonea ad indurre Dipendenti a sue violazioni.

1.5 IL VALORE DELLA PERSONA

Dipendenti, collaboratori ed esponenti aziendali costituiscono un fattore indispensabile per il successo del gruppo. Per questo motivo, HORSA tutela e promuove il valore delle risorse umane onde migliorare ed accrescere il patrimonio e la competitività delle competenze di ciascuno e agisce nella sua attività aziendale rispettando i diritti fondamentali di ogni individuo, tutelandone l’integrità morale e assicurando eguali opportunità.

La qualità e l’efficienza dell’organizzazione aziendale nonché la reputazione della Società e, in generale, di HORSA costituiscono un patrimonio inestimabile e sono determinate in misura sostanziale dalla condotta di ciascun dipendente, collaboratore, esponente aziendale. Pertanto, la condotta anche di una sola persona non conforme alle norme del Codice può, di per sé, causare danni rilevanti alla Società ed al gruppo HORSA.

Ogni soggetto è tenuto, con la propria condotta, a contribuire alla salvaguardia di tale patrimonio e, in particolare, della reputazione della Società e del gruppo HORSA, sia nei luoghi di lavoro che al di fuori di essi.

Nei luoghi di lavoro, HORSA desidera mantenere un ambiente sereno, in cui tutti possano lavorare nel rispetto delle leggi, dei principi e dei valori condivisi; in particolare essa non tollera alcuna forma di isolamento, sfruttamento o molestia per qualsiasi causa di discriminazione, per motivi personali o di lavoro. È dunque espressamente vietata ogni tipo di discriminazione basata sulla diversità di razza, lingua, colore, fede e religione, affiliazione politica, nazionalità, etnia, età, sesso e orientamento sessuale, stato coniugale, invalidità e aspetto fisico, condizione economico-sociale; sono vietate altresì concessioni di qualsiasi privilegio legato ai motivi sopra elencati, fatto salvo quanto previsto dalle norme vigenti.

HORSA vieta qualsiasi sanzione disciplinare nei confronti di coloro che abbiano legittimamente rifiutato una prestazione di lavoro richiestagli indebitamente da qualsiasi soggetto ad essa legato.

HORSA crede che una sana competizione, intesa quale impegno al miglioramento, rappresenti un indispensabile fattore di sviluppo e progresso all’interno di un contesto di gruppi di lavoro. Il riconoscimento dei risultati raggiunti, le potenzialità professionali e le competenze espresse costituiscono momenti centrali dello sviluppo professionale del personale di HORSA. La selezione, la formazione, la gestione e lo sviluppo professionale vengono dunque effettuate senza discriminazione alcuna, secondo criteri di merito, di competenza e di professionalità. Perseguendo tali principi e premiando, compatibilmente con la situazione economica aziendale, esclusivamente secondo detti criteri, HORSA assicura la tutela del principio delle pari opportunità e gestisce su tali basi gli avanzamenti di carriera e quelli retributivi, in un confronto continuo ed equilibrato con il mercato di riferimento, assicurando trasparenza, serietà, correttezza e chiarezza sui metodi di valutazione applicati.

HORSA offre inoltre al personale adeguati strumenti ed opportunità di crescita professionale. Essa considera l’apprendimento e la formazione un modello di acquisizione permanente, per mezzo del quale è possibile raggiungere conoscenza, comprendere ed interpretare efficacemente il cambiamento, acquisire nuove idee, migliorare la produttività, maturare una crescita individuale e complessiva dell’azienda. HORSA pone al centro delle proprie attività l’innovazione, ritenendo che quest’ultima necessiti a livello organizzativo di un elevato dinamismo e attenzione per le persone che fanno parte dell’azienda, per i clienti e per i fornitori. In HORSA l’innovazione non attiene solo al quadro strettamente tecnologico, ma anche alla sfera delle relazioni umane. A tal fine, essa fonde i valori tecnologici con quelli etici, proponendo, al suo interno, un clima di fiducia diffusa da cui consegue una migliore efficienza operativa, fondata sulla sinergia tra individuo e impresa, sul proprio senso di responsabilità e nel rispetto dello strettissimo legame tra imperativo economico e valore etico.

HORSA, mediante il presente Codice Etico, riconosce il valore della dimensione sociale e ritiene che quest’ultimo si manifesti solo attraverso la responsabilità individuale. L’azienda, infatti, non può essere indifferente al tessuto sociale nel contesto in cui opera, ma è in continuo contatto con l’esterno.

2.1 CRITERI DI CONDOTTA

Orientamento del gruppo.

Gli organi sociali del gruppo HORSA, nella consapevolezza delle proprie responsabilità, si ispirano ai principi contenuti nel presente Codice Etico, e si impegnano ad orientare la propria attività a valori di onestà, integrità nel perseguimento degli obiettivi aziendali, lealtà, correttezza, rispetto delle persone e delle regole, collaborazione reciproca.

In particolare, gli esponenti aziendali assumono l’impegno di condurre in modo responsabile la società, nel perseguimento di obiettivi di creazione di valore. Più precisamente HORSA si impegna:

ad assicurare la massima diffusione del Codice Etico tra i dipendenti e i collaboratori esterni;
a fornire ogni possibile chiarimento circa l’interpretazione e attuazione delle norme del Codice Etico ed in particolare per quanto riguarda la sua applicazione nelle procedure aziendali;
a compiere verifiche in ordine a ogni notizia di violazione delle norme del Codice Etico e, in caso di accertata violazione, ad adottare le adeguate misure sanzionatorie;
ad adottare tutte le misure di sicurezza richieste dall’evoluzione tecnologica e ad adoperarsi affinché venga garantita l’integrità fisica e la personalità morale dei prestatori di lavoro.

HORSA garantisce inoltre la tutela e la sicurezza sui luoghi di lavoro per il proprio personale e per terzi, impegnandosi al rispetto della normativa sulla sicurezza sul lavoro e a promuovere la sicurezza di tutti i luoghi che costituiscono l’ambiente di lavoro stesso, anche al di là degli obblighi espressi di legge.

HORSA si impegna a diffondere e consolidare una salda cultura e coscienza ambientale, operando sempre nel rispetto delle leggi vigenti e applicando le migliori tecnologie disponibili. Il principio a cui HORSA si ispira nasce dalla volontà di creare, offrire e mantenere un ambiente sano all’interno delle società, fino ad estenderlo al più ampio concetto di preservare l’ambiente per le generazioni future. A tal fine HORSA ha adottato una policy ambientale che ogni dipendente, collaboratore, esponente aziendale è tenuto a rispettare.

Ciascun Responsabile indirizza i dipendenti e collaboratori sottoposti alla sua direzione, coordinamento o controllo. Egli tiene un comportamento esemplare, dimostrando dedizione al lavoro, lealtà e competenza, pone obiettivi chiari, ambiziosi ma realistici, esplica il proprio ruolo dando fiducia e concede ai propri dipendenti e collaboratori quanta più responsabilità e libertà d’azione possibili, tenuto conto delle loro attitudini personali e professionali nonché della loro esperienza. È disponibile per trattare problemi professionali e personali. Ogni Responsabile è tenuto a adempiere ad obblighi di organizzazione e di controllo. Specificamente, egli vigila diligentemente per prevenire violazioni di legge o del presente Codice. Il Responsabile risponde alla Società per il compimento da parte dei dipendenti e collaboratori delle funzioni da lui delegate a questi ultimi.

In particolare, ciascun Responsabile ha l’obbligo di:

effettuare un’accurata selezione dei dipendenti e collaboratori sulla base delle loro attitudini personali e professionali, anche ai fini del rispetto del presente Codice. L’importanza di effettuare un’accurata selezione aumenta in proporzione alla rilevanza delle mansioni che il dipendente e collaboratore deve svolgere (obbligo di selezione);

comunicare ai dipendenti e collaboratori, in maniera precisa, completa e vincolante, gli obblighi da adempiere e specificamente l’obbligo di osservanza delle norme di legge e del presente Codice (obbligo di istruzione);

vigilare in via continuativa in merito al rispetto da parte dei dipendenti e collaboratori delle norme di legge e del presente Codice (obbligo di controllo);

comunicare ai dipendenti e collaboratori in maniera inequivocabile che, oltre a disapprovare eventuali violazioni di legge o del presente Codice, quest’ultime possono costituire inadempimento contrattuale e/o illecito disciplinare, in conformità alla normativa vigente;

riferire tempestivamente al proprio superiore le proprie rilevazioni nonché le eventuali notizie a lui riferite dai dipendenti e collaboratori in merito a potenziali o attuali violazioni di norme di legge o del presente Codice da parte di qualsiasi Dipendente;

nell’ambito delle funzioni a lui attribuite, attuare o promuovere l’adozione di misure idonee ad evitare la protrazione di violazioni ed impedire ritorsioni a danno dei propri collaboratori o di qualsiasi altro Dipendente.

Ferme restando le previsioni di legge e contrattuali in materia di doveri dei lavoratori, ai dipendenti sono richiesti professionalità, onestà, dedizione, lealtà, spirito di collaborazione e rispetto reciproco. Le dinamiche che caratterizzano il contesto nel quale la società si muove richiedono l’adozione di comportamenti trasparenti. Il principale fattore di successo è dato dal contributo professionale ed organizzativo che ciascuna delle risorse umane impegnate assicura. Più precisamente i dipendenti di HORSA dovranno:

astenersi da comportamenti contrari alle norme dettate dal presente Codice Etico;
riferire tempestivamente ai propri superiori qualsiasi notizia in merito a possibili violazioni;
tenere condotte che siano ispirate alla massima trasparenza, correttezza e legittimità, prestando la propria attività con impegno e rigore professionale, fornendo un apporto adeguato alle responsabilità assegnate e agendo in modo da tutelare il prestigio e il buon nome dell’azienda. I rapporti tra i dipendenti, a tutti i livelli, dovranno essere improntati a criteri e comportamenti di correttezza, collaborazione, reciproco rispetto e convivenza civile.

Ogni dipendente dell’azienda ha la responsabilità di acquisire la conoscenza delle leggi e regolamenti che riguardano i propri compiti in modo da riconoscere potenziali rischi e sapere quando chiedere il supporto aziendale.

Ogni dipendente dovrà improntare la propria attività, qualunque sia il livello di responsabilità connesso al ruolo, al più elevato grado di efficienza, attenendosi alle disposizioni operative impartite dai livelli gerarchici superiori e dovrà contribuire con colleghi e superiori al perseguimento degli obiettivi comuni. Il dipendente che ritenga che il suo responsabile diretto voglia indurlo a comportamenti o atti non etici o illeciti deve avvertire immediatamente la direzione del gruppo. I dipendenti e i collaboratori esterni di HORSA sono tenuti ad un costante impegno per dare il meglio delle competenze acquisite, ferma restando la consapevolezza di migliorarle continuamente tramite gli strumenti offerti dall’azienda e la volontà personale. Essi debbono essere mossi da naturale spinta competitiva e vengono di continuo indirizzati a realizzare miglioramenti, tanto relativi alle prestazioni individuali quanto a quelle di squadra, rivolgendo particolare attenzione all’importanza della gestione dei tempi, sia nella capacità di decisione che di scelta. HORSA, in tal modo, persegue l’eccellenza a partire dal livello individuale per arrivare a quello aziendale. Nei confronti di terzi, il personale dell’azienda, in ragione delle competenze di ciascuno, dovrà avere cura di informare adeguatamente circa gli impegni e gli obblighi imposti dal Codice Etico, esigere il rispetto degli obblighi che riguardano direttamente la sua attività, adottare le opportune iniziative interne e, se di propria competenza esterne, in caso di mancato adempimento da parte di terzi dell’obbligo di conformarsi alle norme del Codice Etico.

2.2 UTILIZZO DEGLI STRUMENTI AZIENDALI

Per l’utilizzo degli strumenti aziendali HORSA ha previsto linee guida contenute in due documenti:

Norme e procedure per l’utilizzo delle dotazioni aziendali.
Norme per l’utilizzo della flotta aziendale.

In linea di principio, il dipendente è tenuto a garantire il massimo rispetto delle infrastrutture, mezzi, strumenti e materiali dell’azienda, segnalando con tempestività al proprio responsabile l’eventuale uso difforme di tali dotazioni che ritenga altri ne facciano. Appartengono a queste categorie, ad esempio locali, arredamenti e suppellettili, dotazioni operative e attrezzature (quali auto aziendali, utensili, personal computer, stampanti, fotocopiatrici, server, o ancora strumenti di comunicazione, quali telefono, fax, posta elettronica, cancelleria personale, carta), funzionalità offerte dal sistema informativo aziendale (quali procedure di elaborazione, software, accesso ad Internet e banche dati e simili), libri, manuali, giornali e riviste in genere. Il dipendente è tenuto ad utilizzare le dotazioni dell’azienda soltanto per l’espletamento delle mansioni lavorative a cui è preposto. È pertanto tassativamente vietato ai dipendenti agire con i mezzi aziendali, siano essi informatici, tecnici o di qualunque altro tipo, per il conseguimento di fini o interessi privati o in concorrenza con le attività aziendali. Al dipendente è consentito utilizzare dotazioni e/o materiale dell’azienda al di fuori delle strutture di quest’ultima soltanto nei casi di utilizzo per motivi aziendali, quali, ad esempio l’attività in trasferta presso sedi diverse da quella abituale, prestazioni lavorative in regime di distacco, e simili. In tutti gli altri casi è necessaria espressa autorizzazione del proprio responsabile.

2.3 ATTIVITA’ IN POTENZIALE CONFLITTO DI INTERESSE

Al fine di evitare l’insorgere di conflitti di interesse ogni operazione e attività deve essere intrapresa soltanto ed esclusivamente nell’interesse dell’azienda e in modo lecito, trasparente e corretto. I dipendenti devono evitare tutte le situazioni e tutte le attività in cui si possa manifestare un conflitto con gli interessi dell’azienda o che possono interferire con la loro capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nell’interesse dell’impresa e nel pieno rispetto delle norme del presente Codice Etico.

I dipendenti sono tenuti a rispettare la policy di gruppo in materia di conflitti di interesse che definisce le linee guida, di carattere generale, che ne agevolano l’identificazione, in modo da contribuire ad orientarne i comportamenti.

A titolo esemplificativo ma non esaustivo, si ricorda che determinano una situazione di conflitto:

interessi economici e finanziari del dipendente e/o della sua famiglia esercitati in concorrenza o contrasto con quelli dell’azienda;
svolgimento di attività lavorative, di qualsiasi tipo, presso clienti, fornitori, concorrenti dell’azienda;
accettazione di denaro, favori o utilità da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti di affari con l’azienda.

Vista la varietà delle citazioni che possono evidenziarsi, in caso di dubbio circa l’insorgenza o meno di conflitto di interesse i dipendenti dovranno rivolgersi al proprio responsabile per avere i chiarimenti del caso.

2.4 RISERVATEZZA

Il dipendente è tenuto a mantenere il più stretto e assoluto riserbo su tutte le informazioni relative all’azienda e/o ai suoi dipendenti delle quali sia a conoscenza in virtù della sua attività di lavoro. Questo al fine di evitare la divulgazione di notizie riservate attinenti all’organizzazione, ai metodi di produzione ed a qualsiasi altra informazione la cui divulgazione possa arrecare danno per La società.

In particolare, il personale dovrà:

acquisire e trattare solo i dati necessari ed opportuni per le finalità direttamente riconducibili alla funzione svolta;
acquisire e trattare i dati stessi solo all’interno di specifiche procedure;
conservare i dati stessi in modo che venga impedito che altri non autorizzati ne prendano conoscenza;
comunicare i dati stessi nell’ambito di procedure prefissate e/o su esplicita autorizzazione dei superiori;
assicurarsi che non sussistano i vincoli alla possibile divulgazione delle informazioni riguardanti i terzi collegati all’azienda da un rapporto di qualsiasi natura e, se del caso, ottenere il loro consenso.

2.5 COMPORTAMENTO NELL’ATTIVITA’ PROFESSIONALE E MODO DI OPERARE

HORSA in tutti i rapporti di affari si ispira ai principi di lealtà, correttezza, trasparenza, efficienza e concorrenza nel mercato. I dipendenti e i collaboratori, anche esterni, le cui azioni possano, anche indirettamente, essere riferibili a HORSA, dovranno seguire comportamenti corretti negli affari e nei rapporti con i clienti, indipendentemente dalla importanza dell’affare trattato.

Non è consentito offrire denaro o doni a dirigenti, funzionari o dipendenti dei clienti o a loro parenti, salvo che si tratti di doni o utilità d’uso di modico valore. In ogni caso il tipo di spesa deve essere specificatamente autorizzato e accuratamente documentato, identificato in contabilità e propriamente trattato ai fini fiscali o per altri scopi di controllo interno.

È in ogni caso vietato fare omaggi a dipendenti pubblici o pubblici ufficiali.

Il dipendente a cui venga offerto o riceva elargizioni o omaggi da terzi, non imputabili a normali atti di cortesia commerciale, dovrà immediatamente informare il proprio superiore. Anche i collaboratori esterni non dipendenti (consulenti, agenti, prestatori di servizi) devono attenersi ai principi contenuti nel presente Codice Etico.

Il lavoro aziendale deve essere svolto con professionalità, affidabilità, precisione, coerenza e cortesia. Deve essere garantita una totale condivisione delle conoscenze e un ambiente costruttivo finalizzato ad una cooperazione reciproca di gruppo, sia interna al gruppo stesso, sia aperta ad accogliere nuovi stimoli provenienti dall'esterno. Deve essere posta tra i propri obiettivi principali la propria continua formazione personale, agendo per aumentare progressivamente le proprie conoscenze nell'ambito lavorativo e condividendo appieno quelle già acquisite. Il proprio lavoro deve essere svolto in maniera professionale e competente, con assidua precisione, educazione e cortesia, verificando sempre il proprio operato prima della consegna dei lavori svolti e possibilmente con dettagliata documentazione scritta. Non deve essere mai accettato di svolgere un incarico per il quale non si è qualificati. Qualora ci si trovasse in difficoltà deve essere segnalato tempestivamente, per essere affiancati od eventualmente sostituiti. Si deve operare in modo onesto e trasparente nel pieno rispetto del presente Codice Etico, delle altre persone e dell'azienda stessa, nell'esclusivo interesse del cliente.

2.6 RISPETTO DELLA NORMATIVA SULLA CONCORRENZA

Solo la concorrenza leale gode del diritto di evolversi liberamente. Il principio di integrità nello svolgimento di attività di impresa si applica anche nella contesa delle quote di mercato. Ogni Dipendente è pertanto tenuto a rispettare la normativa in materia di leale concorrenza ed antitrust.

Al fine di prevenire violazioni della suddetta normativa, i Dipendenti hanno l’obbligo di segnalare al proprio Responsabile e di astenersi, salvo autorizzazione del Responsabile (il quale provvederà ad ottenere i necessari pareri legali), dal realizzare comportamenti che abbiano per oggetto o per effetto, di impedire il gioco della concorrenza sul mercato, quali – a titolo esemplificativo e non esaustivo:

l’instaurazione di rapporti con i concorrenti della Società per raggiungere intese su prezzi di acquisto o vendita, su quantitativi o su altre condizioni contrattuali,

la stipulazione di accordi o intese, anche verbali, di non concorrenza con concorrenti della Società,

accordi per la partecipazione in gare d’appalto oppure per la ripartizione di mercati o fonti di approvvigionamento (anche con riferimento a clienti, zone o programmi di produzione),

l’adozione di azioni volte a influenzare i prezzi applicati dai rivenditori della Società.

Ogni dipendente o collaboratore che opera nell’ambito dell’attività commerciale è tenuto a sottoporre alla direzione qualsiasi dubbio o iniziativa che possa rientrare nelle fattispecie sanzionate dalla legge, al fine di operare nel pieno rispetto delle norme.

Non è consentito ai Dipendenti assumere cariche sociali o svolgere attività lavorative di qualsiasi tipo in favore di imprese concorrenti della Società.

Non è consentito ai Dipendenti assumere significative partecipazioni, dirette o indirette, al capitale sociale di imprese concorrenti della Società o comunque in contrasto con i limiti stabiliti dalla normativa vigente.

2.7 NORME PER IL CONFERIMENTO DI ORDINI AI FORNITORI

La Società persegue la verifica equa ed imparziale delle offerte provenienti dai propri fornitori. Il Dipendente si attiene alle procedure di selezione e aggiudicazione dei fornitori stabilite dalla Società.

In ogni caso, nei rapporti di appalto, somministrazione, approvvigionamento o fornitura di beni o servizi alla Società, i Dipendenti, nell’ambito delle proprie funzioni, devono osservare le seguenti norme:

ciascun Dipendente deve comunicare al proprio Responsabile qualsiasi interesse personale nell’espletamento delle proprie funzioni, che possa comportare l’insorgenza di un conflitto di interessi;

in caso di offerte in concorrenza, i fornitori non devono essere favoriti od ostacolati in maniera sleale. Conseguentemente, il Dipendente non deve precludere ai fornitori candidati, in possesso dei requisiti di qualificazione di volta in volta richiesti dalla Società, la possibilità di aggiudicarsi la fornitura in oggetto, adottando a tale scopo criteri di valutazione e selezione oggettivi e con modalità trasparenti;

è consentito accettare inviti di controparti solo se il motivo e la portata degli stessi sono adeguati ed un eventuale rifiuto contravverrebbe al dovere di cortesia;

a nessun Dipendente è consentito conferire a soggetti con i quali intrattiene rapporti professionali, ordini personali dai quali potrebbe ricavare indebiti vantaggi. Questo vale in particolare quando il Dipendente può influenzare direttamente o indirettamente il conferimento di un incarico a tale fornitore da parte della Società o di un’azienda del gruppo Horsa.

Inoltre, è fatto obbligo ai dipendenti di:

ottenere la collaborazione dei fornitori nell’assicurare costantemente il soddisfacimento delle esigenze dei clienti in termini di qualità, costo e tempi di consegna;
osservare e fare osservare le condizioni contrattualmente previste e mantenere un dialogo franco e aperto con i fornitori, in linea con le buone consuetudini commerciali;
portare a conoscenza della direzione i problemi insorti con un fornitore in modo da poterne valutare le conseguenze.

2.8 RAPPORTI CON I CLIENTI

Il cliente è il cuore dell’attività aziendale. Il lavoro viene svolto prima di tutto per garantire la crescita del cliente stesso. Per cliente viene inteso chiunque usufruisca dei servizi e delle opere aziendali in qualsiasi forma giuridica esso si presenti.

Quanto preventivato deve essere svolto in modo completo, preciso e puntuale. Il sistema o la soluzione fornita al cliente devono essere sempre preventivamente testati, deve rispondere alle caratteristiche di affidabilità e sicurezza, secondo quanto stabilito in fase di progettazione, diversamente andrà sostituita a carico della azienda.

È fatto obbligo ai dipendenti dell’azienda di:

osservare le procedure interne per la gestione dei rapporti con i clienti;
fornire accurate ed esaurienti informazioni circa i prodotti e servizi offerti in modo che il cliente possa assumere decisioni consapevoli;
attenersi a verità nelle comunicazioni pubblicitarie o di altro genere.

2.9 RAPPORTI CON LE ISTITUZIONI PUBBLICHE

Nei rapporti con la Pubblica Amministrazione il dipendente che, in virtù delle mansioni svolte all’interno della società, sia preposto a funzioni di richiesta, gestione e/o amministrazione di contributi, sovvenzioni o finanziamenti provenienti dallo Stato o da altro Ente pubblico è tenuto, nei limiti delle sue funzioni, ad assicurarsi che i suddetti rapporti siano destinati alle finalità per le quali sono state richieste e a mantenere comunque una documentazione accurata di ogni operazione, che assicuri la massima trasparenza e chiarezza delle relative movimentazioni di denaro.

2.10 RAPPORTI CON GLI ORGANI DI INFORMAZIONE

L’azienda e tutti i suoi dipendenti e collaboratori anche esterni devono assicurare che l’immagine del gruppo HORSA appaia consona al prestigio e all’importanza del ruolo che l’azienda possiede nel panorama delle aziende di servizi sul territorio. I rapporti con gli organi di informazione sono riservati esclusivamente alle funzioni e alle responsabilità aziendali a ciò delegate e sono con queste preventivamente concordate. I dipendenti non possono fornire informazioni o opinioni e rilasciare dichiarazioni in rappresentanza dell’azienda ai rappresentanti degli organi di informazione (come stampa, televisione, radio, etc.), né impegnarsi a rilasciarle senza la necessaria delega delle funzioni competenti. In nessun modo o forma i dipendenti possono offrire pagamenti, regali o altri vantaggi finalizzati ad influenzare l’attività professionale di funzioni degli organi di informazione.

2.11 DONAZIONI

In qualità di impresa impegnata nel progresso della società civile (corporate Citizen), il gruppo Horsa elargisce denaro e donazioni in natura a fini formativi e scientifici, artistici e culturali nonché sociali o umanitari in genere. Richieste di donazioni possono dunque provenire alla Società dalle più svariate organizzazioni, istituzioni o associazioni.

Le donazioni della Società sono regolamentate dalle seguenti norme:

in linea generale, si declinano richieste di donazioni da parte di persone fisiche;

non sono consentiti versamenti su conti intestati ad individui o enti lucrativi;

in nessun caso è consentito elargire donazioni a persone od organizzazioni i cui fini siano in contrasto con il presente Codice o con i principi fondamentali del contesto in cui opera la Società o il gruppo Horsa o il cui perseguimento sia comunque pregiudizievole per la Società o il gruppo Horsa;

deve essere garantita la trasparenza di ciascuna donazione. È necessario conoscere il destinatario della donazione e il concreto utilizzo della stessa. È sempre necessario rendere conto del motivo della donazione e del rispettivo impiego per uno scopo specifico;

le donazioni dovrebbero essere fiscalmente detraibili.

Le cosiddette “quasi donazioni” contravvengono al principio di trasparenza e non sono consentite.

Per “quasi donazioni” si intendono somme di denaro o altri emolumenti sotto qualsiasi forma ricevuti a titolo gratuito ma ottenuti in apparenza quale corrispettivo di una prestazione. Tali emolumenti, tuttavia, eccedono nettamente il valore della prestazione stessa. Si tratta dunque – almeno in parte – di emolumenti conferiti o ricevuti a titolo gratuito con modalità in contrasto con il presente Codice e, come tali, vietati.

2.12 CONTROLLO INTERNO

È politica dell’azienda diffondere a tutti i livelli non solo l’esistenza e l’importanza dei controlli ma anche una mentalità orientata all’esercizio dei medesimi. Con il sistema di controllo interno HORSA intende perseguire gli obiettivi generali di efficacia ed efficienza delle proprie operazioni, di salvaguardia dei beni e delle risorse aziendali, di osservanza delle leggi, dei regolamenti e delle procedure interne e di affidabilità dei dati contabili e finanziari. Ogni dipendente ha quindi, nell’ambito della propria attività, la precisa responsabilità di realizzare, mantenere e monitorare il corretto funzionamento e l’efficacia del sistema di controllo interno.

2.13 TRASPARENZA CONTABILE

Ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua. Tutte le azioni e le operazioni devono avere una registrazione adeguata e deve essere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e di svolgimento.

La trasparenza contabile si fonda sulla accuratezza, completezza e autorizzazione dell’informazione di base per le relative registrazioni contabili. Ciascun dipendente è tenuto a collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità.

Per ogni operazione è conservata una adeguata documentazione di supporto dell’attività svolta in modo da consentire l’agevole registrazione contabile, l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità e la ricostruzione accurata dell’operazione, anche per ridurre la probabilità di errori interpretativi.

Ciascuna registrazione deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto. Tutta la documentazione deve essere tempestivamente e sistematicamente archiviata in modo che in qualunque momento si possa ricostruire il relativo quadro contabile: oltre l’archiviazione negli appositi raccoglitori cartacei, se previsto, i documenti dovranno essere memorizzati anche nei supporti elettronici dai quali potranno essere rapidamente rintracciati e visualizzati con apposito software documentale.

È compito comunque di ogni dipendente far sì che la documentazione relativa alla propria attività sia facilmente rintracciabile e ordinata secondo criteri logici. In ogni caso i pagamenti aziendali da corrispondere dovranno essere esclusivamente commisurati alla prestazione e modalità indicate in contratto e non potranno essere effettuati a un soggetto diverso dalla controparte contrattuale.

L’uso di fondi aziendali per fini illegali o impropri è severamente proibito. A nessuno e per nessun motivo dovranno essere corrisposti pagamenti non basati su transazioni aziendali adeguatamente autorizzate o elargite forme illegali di remunerazione. Ogni trascuratezza, omissione o falsificazione di cui i dipendenti venissero a conoscenza, deve essere prontamente riferita alla direzione.

2.14 PUBBLICITA’ e PRIVACY

Nelle campagne di marketing HORSA si impegna a fornire unicamente informazioni corrispondenti alla realtà.

Si impegna altresì a rispettare la legge sulla Privacy in merito ad indirizzi ed altre informazioni relative ai target di riferimento delle campagne fornendo la possibilità, a chiunque ne faccia richiesta, di avere informazioni su come il proprio nominativo è stato reperito e offrendo la possibilità di cancellazione dalle liste. Il dettaglio delle procedure e dei riferimenti normativi sono contenuti nella Privacy Policy Gruppo Horsa che tutti i dipendenti, collaboratori e esponenti aziendali sono tenuti a conoscere.

Nello specifico le società si impegnano a:

gestire, in conformità alle vigenti norme in materia di privacy, i nominativi ed i dati contenuti nei propri archivi e a non inviare via posta elettronica informazioni non veritiere o diffamanti;
non effettuare azioni di “spamming” sui clienti attuali e potenziali;
a dare la possibilità di cancellazione dagli archivi in qualsiasi momento e a fornire in ogni momento informazioni su come sono stati reperiti i dati di un utente;
dotarsi di tutti gli strumenti tecnologici necessari affinché, nell’invio delle comunicazioni via posta elettronica, non vengano allegati file che possano contenere virus informatici atti a danneggiare i contenuti dei computer riceventi o i loro sistemi di posta elettronica.

ATTUAZIONE E CONTROLLO DEL CODICE ETICO

3.1 VIOLAZIONE DEL CODICE ETICO – PROVVEDIMENTI DISCIPLINARI

HORSA si è fino ad oggi contraddistinta per una lunga tradizione di rispetto delle vigenti normative riscuotendo credibilità e apprezzamento da parte dei clienti. Un comportamento non etico o illecito determinerebbe per il gruppo la lesione del rapporto fiduciario con danni gravissimi sull’immagine, reputazione e credibilità. I dipendenti e collaboratori esterni sono tenuti al rispetto del presente Codice Etico sotto tutti gli aspetti. L’osservanza delle norme del presente Codice Etico costituisce perciò parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei prestatori di lavoro (dipendenti e collaboratori) del Gruppo HORSA, ai sensi e per gli effetti di cui agli artt. 2104 e 2106 del Codice Civile.

La violazione delle disposizioni del presente Codice Etico da parte dei prestatori di lavoro (dipendenti e collaboratori) costituisce inadempimento delle obbligazioni contrattuali e potrà determinare, a seconda dei casi l’applicazione delle sanzioni e dei provvedimenti disciplinari previsti dai Contratti Collettivi applicabili, la risoluzione del rapporto, il risarcimento del danno. HORSA prenderà gli opportuni provvedimenti nei confronti di coloro le cui azioni siano risultate in violazione del presente Codice Etico. I provvedimenti disciplinari potranno comprendere, a discrezione esclusiva di HORSA, il richiamo verbale o scritto, la sospensione o la risoluzione immediata del rapporto di lavoro o di affari, o qualsiasi altro provvedimento disciplinare ritenuto opportuno per le circostanze. Alcune violazioni del presente Codice Etico potranno anche essere perseguite civilmente o penalmente dalle autorità amministrative o altre autorità.